Offene Posten und Fremdgeld je Akte im Blick
Das Aktenkonto führt Rechnungen, Zahlungen und Fremdgeld je Akte in einem Journal zusammen und zeigt, seit wann Fremdgeld bei Ihnen liegt – mit Hinweis auf § 43a Abs. 7 BRAO.
Aktenkonto
Funktionen im Überblick
Journal je Akte
Festgeschriebene Rechnungen, Zahlungseingänge und manuelle Buchungen in einer chronologischen Ansicht.
Fremdgeld getrennt geführt
Eingang, Auszahlung und Verrechnung mit dem Honorar als eigene Buchungsarten, mit laufendem Fremdgeldsaldo.
Hinweis nach § 43a Abs. 7 BRAO
Sie sehen, seit wann Fremdgeld gehalten wird, und werden an die unverzügliche Weiterleitung erinnert.
Plausibilitätsgrenzen
Keine Auszahlung über dem Fremdgeldbestand, keine Verrechnung über der offenen Forderung.
Übersicht über alle eigenen Akten
Offene Posten und Fremdgeldsalden Ihrer Akten auf einen Blick, mit Sprung in die einzelne Akte.
Rechnen ohne Rundungsfehler
Alle Beträge werden regelbasiert und centgenau geführt. Es ist keine KI beteiligt.
Aktenkonto – Überblick
Das Aktenkonto beantwortet zwei Fragen, die im Kanzleialltag ständig gestellt werden: Was ist in dieser Akte noch offen, und wie viel Fremdgeld liegt bei uns?
Die Übersicht zeigt Ihre Akten mit offenen Forderungen und Fremdgeldsaldo. In der einzelnen Akte führt ein Journal zwei Quellen zusammen: festgeschriebene Rechnungen und deren Zahlungen aus dem Rechnungsmodul sowie Buchungen, die Sie von Hand erfassen.
Fünf Buchungsarten stehen zur Verfügung: Forderung, Zahlung, Fremdgeld-Eingang, Fremdgeld-Auszahlung und die Verrechnung von Fremdgeld mit dem Honorar. Das Konto verhindert Buchungen, die rechnerisch nicht aufgehen: Eine Auszahlung oder Verrechnung kann den Fremdgeldbestand nicht übersteigen, eine Verrechnung nicht die offene Forderung.
Liegt Fremdgeld vor, zeigt das Aktenkonto, seit wann – verbunden mit dem Hinweis auf die Pflicht zur unverzüglichen Weiterleitung nach § 43a Abs. 7 BRAO.
Zusammenspiel mit dem Rechnungsmodul
Rechnungen, die Sie festschreiben, erscheinen automatisch als Forderung im Aktenkonto, ihre Zahlungen ebenso. Diese Einträge sind im Aktenkonto nur lesbar; geändert werden sie im Rechnungsmodul. Was außerhalb einer Rechnung anfällt, etwa ein Gerichtskostenvorschuss oder ein Fremdgeldeingang, buchen Sie von Hand.
Fremdgeld nachvollziehbar führen
Fremdgeld wird nie mit dem Honorar vermischt dargestellt. Jede Bewegung ist eine eigene Buchung, die Verrechnung mit einer offenen Honorarforderung ein bewusster Schritt. So lässt sich gegenüber dem Mandanten jederzeit belegen, was eingegangen, was ausgezahlt und was verrechnet wurde.
Was das Aktenkonto nicht ist
Das Aktenkonto ist eine Übersicht je Akte, keine Finanzbuchhaltung. Es gibt keine Bankanbindung und keinen automatischen Zahlungsabgleich; Buchungen erfassen Sie selbst. Die Ansicht ist persönlich: Sie sehen die Konten Ihrer eigenen Akten. Für die Übergabe an die Buchhaltung exportieren Sie festgeschriebene Rechnungen im Rechnungsmodul als DATEV-Buchungsstapel.
Häufig gestellte Fragen
Woher kommen die Einträge im Aktenkonto?
Festgeschriebene Rechnungen und deren Zahlungen übernimmt das Aktenkonto aus dem Rechnungsmodul. Alles Weitere – etwa Fremdgeldeingänge oder Auslagen – buchen Sie manuell.
Gibt es eine Anbindung an mein Bank- oder Anderkonto?
Nein. Zahlungen und Fremdgeldbewegungen erfassen Sie selbst. Ein automatischer Abgleich mit Kontoumsätzen findet nicht statt.
Kann ich das Aktenkonto nach DATEV exportieren?
Der DATEV-Export liegt im Rechnungsmodul und umfasst die festgeschriebenen Rechnungen als Buchungsstapel. Zahlungen und Fremdgeldbewegungen sind darin nicht enthalten.
Sehen Kolleginnen und Kollegen meine Aktenkonten?
Das Aktenkonto zeigt die Konten Ihrer eigenen Akten. Eine kanzleiweite Finanzübersicht ist nicht Teil der Funktion.
In welchem Tarif ist das Aktenkonto enthalten?
In allen Tarifen. Buchungen im Aktenkonto verbrauchen keine KI-Anfragen.
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