Neuerungen.
Mehr Steuerung für die ganze Kanzlei.

Administratoren legen gemeinsame Regeln für die KI-Nutzung in AnwaltGPT fest, statt sich auf die persönlichen Einstellungen jeder einzelnen Person zu verlassen.

• Freigegebene Chat-Modelle für alle Mitglieder festlegen – die Auswahl gilt auch für Hilfsaufrufe und Ausweichmodelle im Chat.
• Pseudonymisierung im Chat für den ganzen Workspace verpflichtend machen.
• Deep Research über einen separaten Anbieter wird gesperrt, wenn das der Modellfreigabe widersprechen würde.
• Die Regeln gelten in der AnwaltGPT-Anwendung. Externe Dienste und separat installierte Apps werden dadurch nicht automatisch eingeschränkt.

Administratoren fassen Mitglieder zu Teams zusammen – etwa nach Dezernat oder Standort.

• Teams dienen als Grundlage für Nutzungsgrenzen und für die Auswahl von Personen beim Teilen einer Akte.
• Eine Akte wird mit den Personen geteilt, die beim Teilen im Team sind. Wer später ins Team kommt, erhält nicht automatisch Zugriff.

Nutzung planbar begrenzen – mit optionalen monatlichen Kontingentgrenzen für den Workspace, einzelne Mitarbeitende und Teams.

• Wahlweise eine gemeinsame Grenze für den Workspace oder Grenzen je Mitglied, dazu individuelle Ausnahmen für einzelne Personen.
• Gesamtgrenzen für definierte Teams. Treffen mehrere Grenzen zu, gelten alle gleichzeitig.
• Die Grenzen zählen KI-Anfragen, keine Euro-Beträge. Sie sind unabhängig davon, ob Inklusivkontingente einzeln oder gebündelt genutzt werden.

Inklusivkontingente auf Wunsch gemeinsam nutzen: Berechtigte bezahlte Mitglieder greifen dann auf das gemeinsame Kontingent der gekauften Plätze zu.

• Standard bleibt das individuelle Kontingent je Platz. Das Bündeln schaltet ein Administrator ausdrücklich ein.
• Das gemeinsame Kontingent ergibt sich aus den gekauften Plätzen. Es ist nicht unbegrenzt, kauft keine Plätze hinzu und ändert keinen Tarif.
• Die Tages- und Monatslimits der jeweiligen Lizenzstufe bleiben bestehen; Nutzungsgrenzen für Mitglieder und Teams gelten weiter.
• Nachgekaufte Kontingent-Pakete bleiben wie bisher im Workspace-Guthaben.

Passende Lizenzen für unterschiedliche Aufgaben: Hat Ihre Kanzlei Plätze in verschiedenen Tarifen gekauft, weisen Administratoren die verfügbaren Lizenzen gezielt einzelnen Mitgliedern zu.

• Es lassen sich nur so viele Plätze je Tarif zuweisen, wie gekauft wurden.
• Mitglieder ohne zugewiesenen bezahlten Platz nutzen in einem solchen Workspace den Free-Umfang.
• Die Zuweisung verteilt vorhandene Lizenzen. Sie kauft keine Plätze und ändert weder Zahlungsbedingungen noch Abrechnung. Für eine Kombination verschiedener Tarife sprechen Sie uns an.

Wer eine Akte angelegt hat, kann sie bewusst der Kanzlei zuordnen. Berechtigte Administratoren behalten dann Zugriff, auch wenn sich Zuständigkeiten im Team ändern.

• Neue Akten bleiben privat, bis sie ausdrücklich der Kanzlei zugeordnet werden. Bestehende private Akten werden nicht automatisch übertragen.
• Aktuelle Administratoren der Kanzlei können zugeordnete Akten im Rahmen der Berechtigungen einsehen und verwalten – auch in Aktenliste, Suche und Kalender.
• Endet die Mitgliedschaft oder die Administratorrolle, endet auch dieser Zugriff.
• Eine persönliche Kontolöschung wird angehalten, solange Kanzleiakten zuerst übergeben werden müssen. Die Übergabe selbst organisiert die Kanzlei.

Wiederholbare Abläufe bauen und dabei die Kontrolle behalten: Bedingungen steuern, welche Schritte laufen, und ein Mensch gibt das Ergebnis frei.

• Textbedingungen („enthält“, „ist gleich“) entscheiden, ob abhängige Schritte ausgeführt oder übersprungen werden. Es sind Textvergleiche, keine rechtlichen Entscheidungen.
• Hinweise auf mögliche Risiken des Workflows und eine Bestätigung von Zweck, Rechtsgrundlage und Risiken vor dem Einsatz.
• Ausführungsverlauf mit einsehbaren Ergebnissen und eine abschließende Freigabe oder Ablehnung mit Prüfnotiz.
• Freigegebene Ergebnisse als Dokument in einer Akte ablegen, an eine Wissensdatenbank übergeben oder als ungesendeten E-Mail-Entwurf im Workspace speichern. Gesendet wird nichts automatisch.

Mandantenunterlagen strukturiert verarbeiten und Ergebnisse erst nach Freigabe bereitstellen.

• Einen Workflow im Portal teilen und hochgeladene PDF- oder Textdateien als Grundlage auswählen.
• Optional startet der Workflow automatisch, wenn der Mandant ein neues Dokument hochlädt – ausdrücklich einzuschalten und höchstens ein Workflow je Portal.
• Der Mandant sieht den Bearbeitungsstand. Den Bericht erhält er erst, nachdem Ihre Kanzlei ihn freigegeben hat, und kann ihn dann als Text herunterladen.
• Unterstützt werden PDFs mit Textebene und gängige Textformate; gescannte Dokumente durchlaufen vorher den Dokumentenimport. Scheitert die Verarbeitung, bleibt der Upload erhalten.

Fehlende Unterlagen im Blick behalten: Für jede Dokumentenanfrage im Portal lässt sich ein Erinnerungsdatum hinterlegen.

• Je Anfrage eine einmalige Erinnerung an den Mandanten, sofern Mandantenbenachrichtigungen aktiviert sind.
• Erledigte Anfragen sowie archivierte oder abgelaufene Portale werden übersprungen.

Die Wissensdatenbank gezielt aktuell halten – mit Relevanzfiltern, Ausschlussbegriffen und optionaler manueller Prüfung, bevor Fundstücke automatisch übernommen werden.

• Mindestrelevanz, Pflichtbegriffe (mindestens einer muss vorkommen), Ausschlussbegriffe und ein Höchstalter der Dokumente.
• Auf Wunsch nur manuelle Prüfung: Dann landet nichts automatisch in der Wissensdatenbank.
• Alle Fundstücke bleiben im Posteingang des Radars sichtbar. Bereits übernommene Dokumente werden nicht automatisch gelöscht.

Daten im Chat auswerten, Berechnungen ausführen und Ergebnisse als Dateien bereitstellen – etwa als CSV, XLSX, DOCX, PDF oder Diagramm.

• Jede Ausführung läuft in einer neuen, isolierten Umgebung ohne Internetzugang und mit begrenzter Laufzeit.
• Verarbeitet werden nur Daten, auf die der Chat ohnehin Zugriff hat. Die Websuche öffnet der Umgebung keinen Netzzugang; Suchanfragen gehen an den Suchanbieter.
• Nicht jede gewünschte Datei lässt sich in jedem Fall erzeugen; für Exporte gelten Größenbegrenzungen.

In der App erklärt die Abrechnungsseite jetzt, was als KI-Anfrage zählt und welche Funktionen getrennt abgerechnet werden.

• Ein normaler Chat-Auftrag zählt als eine Anfrage – auch wenn die KI intern mehrere Recherche- oder Werkzeugschritte ausführt.
• Sondermodi wie Ultra sowie seiten- oder minutenbasierte Funktionen werden gesondert ausgewiesen.
• Zusätzliche KI-Funktionen wie Übersetzung, Dokumentenprüfung oder Outlook-Entwürfe prüfen das verfügbare Kontingent jetzt vor dem Start.